Nuestro nuevo modo de trabajar: Cinco pasos para trabajar en un entorno de trabajo eficiente

En poco tiempo, la pandemia nos ha obligado a adoptar metodologías de trabajo digitales y virtuales. Ahora hemos de construir un entorno híbrido sostenible a largo plazo, con la flexibilidad de las videoconferencias como recurso fundamental. Ello abarca tanto las sedes corporativas, que están llamadas a ser rediseñadas, como una actualización de las oficinas domésticas.

Nos enfrentamos y hemos de gestionar tres importantes transformaciones simultáneas: las dependencias de las empresas deben adaptarse al distanciamiento social y a un mayor número de videollamadas, necesitamos crear condiciones adecuadas para seguir teletrabajando y tenemos que ser conscientes de que se requerirá tiempo para recuperar los viajes de negocios al nivel pasado. ¿Qué pasos debemos seguir?

PASO 1

ASEGURARSE DE INCLUIR A TODOS EN LOS EQUIPOS HÍBRIDOS

La vida laboral del día de mañana está llamada a ser más distribuida y virtual. Es lo que la empresa de análisis Frost & Sullivan denomina equipos híbridos*, en los que unos teletrabajan y otros operan desde la oficina. Incluso cuando un mayor número de personas puedan retornar a las oficinas, son muchos los que aspirarán a reducir el tiempo dedicado a los desplazamientos y a la posibilidad de trabajar ciertos días de forma más tranquila y concentrada. A tener en cuenta ante la dispersión de la plantilla:

• La dirección debe hallar una estructura apropiada para asegurar un funcionamiento satisfactorio de la comunicación y la gestión de las actividades.

• Se precisa de herramientas de colaboración inteligentes que permitan a todos saber quiénes están de servicio, dónde se encuentran y si están disponibles.

• Crear dependencias de trabajo flexibles, capaces no solo de alojar a los empleados cuando están en la oficina, sino que puedan usarse también para videollamadas y reuniones remotas en caso necesario.

• Establecer una estructura organizativa preparada para cambios rápidos de la manera en que el personal prefiere trabajar y los agentes externos reunirse.

PASO 2

FACILITAR VIDEOCONFERENCIAS DE CALIDAD TANTO EN EL TRABAJO COMO EN CASA

Las reuniones por vídeo constituyen a día de hoy un elemento totalmente natural del día a día laboral, tanto en la oficina como en casa. Sin embargo, son muchos los que todavía se sienten frustrados de que la tecnología no siempre funcione, o que las oficinas, tanto corporativas como domésticas, no estén adaptadas al creciente número de reuniones:

• Elabore una política bien definida sobre el tipo de equipamiento de video necesario para la oficina y en casa. Deje que el número de reuniones diarias (externas e internas) indique el nivel de calidad.

• ¿Se utilizan una o más pantallas externas? Ello debe determinar la ubicación de la cámara de conferencia.

• Elimine todos los elementos de incertidumbre que rodean las videoconferencias y demás reuniones a distancia optando por una tecnología consolidada que todos puedan manejar con facilidad.

• A ser posible, escoja productos para conferencias del mismo proveedor tanto en la oficinas domésticas como en las estancias corporativas para simplificar las cosas a la plantilla y al servicio de soporte informático.

• Verifique que haya espacio suficiente en la oficina para videoconferencias a puerta cerrada de modo que una mayor cantidad de personas puedan reunirse al mismo tiempo.

PASO 3

MEJORAR LA CAPACITACIÓN EN EL ÁMBITO DE LA TECNOLOGÍA DE TELECONFERENCIAS

Hay algo que se ha evidenciado con el incremento de las reuniones a distancia, y es que buena parte de la plantilla no está acostumbrada a manejar este formato. Con frecuencia se desperdician los valiosos minutos previos al comienzo de la reunión por causa de dificultades técnicas y por la falta de hábito de moderadores y participantes. Además, en el curso de la reunión, nos suele costar decidir quién debe tomar la palabra y cuándo. En este punto existe un gran potencial de mejora y aspectos importantes a considerar:

• Asegúrese de que, antes de ”salir al aire”, todos los que vayan a participar en videoconferencias relevantes tengan ocasión de practicar tanto la puesta en marcha como la ejecución de estas en un entorno seguro 

• Inicie las reuniones más multitudinarias e importantes con un rápido repaso de las normas aplicables, entre otras: ¿cómo se pide la palabra?; ¿deben tener todos la cámara y el micrófono encendidos?; ¿podemos interrumpir con preguntas o las formulamos al final?

• Aborde el tema de la tecnología de videoconferencias en la introducción de todos los nuevos empleados para, con el tiempo, dotar a la empresa de una visión común en torno a la puesta en práctica de las reuniones remotas.

• A menudo, las videoconferencias pueden constituir la primera reunión con nuevos clientes y socios. Asegúrese de no arruinar la decisiva primera impresión debido a una tecnología o un manejo deficientes.

PASO 4

OTORGAR UNA MÁXIMA PRIORIDAD AL SONIDO

Los auriculares pueden resultar útiles cuando nos conectamos nosotros solos a una reunión remota como alternativa a un altavoz telefónico individual. Si estamos en grupo, debemos asegurarnos siempre de adaptar el micrófono y el altavoz a la situación y número de personas presentes en la sala. Recuerda también que, en las salas de reuniones, debemos sentarnos más separados que antes y que ello exige un área de captación más amplia por parte del altavoz telefónico, el cual, tal vez, deberá complementarse con micrófonos adicionales. Si hay algo que mucha gente ha advertido con el aumento del número y duración de las videoconferencias, es la importancia fundamental del audio. Si no escuchamos bien, la reunión tampoco irá bien. Por eso debemos otorgar una máxima prioridad al sonido.

• Revise la captación de sonido en todas las zonas de la estancia de reunión. Recuerde que aspiramos a mantener el distanciamiento social ocupando, por ejemplo, una de dos sillas disponibles en las salas de conferencias, sin dejar por ello de conversar en un tono normal.

• Opte por altavoces telefónicos cuya capacidad de captación permita a los participantes de la reunión moverse por la sala para, por ejemplo, enseñar algo en una pizarra blanca.

• No olvide tampoco que las oficinas domésticas deben contar con una calidad de sonido y un entorno de trabajo apropiados, por ejemplo, complementando los auriculares con un altavoz de calidad para una mayor comodidad en las reuniones de larga duración.

PASO 5

MEJORA LA CALIDAD DE VIDEO

Todos sabemos que el vídeo agrega una extra dimensión a una reunión a distancia. En la intención de generar relacionamiento, se ha hecho claro que todos queremos poder ver a todas las personas que forman parte de una reunión.

• Hasta en las salas de reuniones más pequeñas, vale la pena invertir en equipo de video, para que las reuniones se lleven a cabo con una buena calidad de imagen y sonido.

• Escoge una cámara de videoconferencias que se adecúe al tamaño de tu sala de reuniones o de trabajo y al número de personas participantes. Esto significa que debes elegir una cámara con un campo de visión adecuado para que todos puedan ser vistos, y si es posible, que ésta tenga la capacidad de hacer zoom y pan, para que la cámara no restrinja la dinámica y la creatividad de la reunión.

• Una imagen clara y natural da la impresión de profesionalidad, y facilita la expresión personal.