La forma en que nos reunimos ha cambiado. ¿Por qué nuestras salas de reuniones siguen teniendo el mismo aspecto?
Nuestro último informe presenta un marco práctico, basado en investigaciones, para ayudarle a diseñar espacios de reunión que se adapten a la forma de trabajar de sus equipos. Porque en el mundo híbrido actual, las soluciones universales ya no funcionan.
El trabajo híbrido lo ha cambiado todo
El trabajo híbrido ha transformado no solo el lugar donde nos reunimos, sino también la forma en que lo hacemos. Según el Gensler Research Institute, el 71 % de las reuniones en las empresas más innovadoras son híbridas, y el 88 % de los empleados colaboran en múltiples zonas horarias. Desde reuniones diarias hasta lluvias de ideas transcontinentales, el trabajo híbrido no se trata de trabajar a distancia, sino de trabajar de forma diferente.
Sin embargo, muchas organizaciones aún dependen de una configuración universal, utilizando la misma sala de reuniones para revisiones estratégicas y para sprints creativos acelerados. No es de extrañar que las reuniones híbridas puedan resultar inconexas o ineficaces.
¿La solución? Las organizaciones deben pasar de la uniformidad a la flexibilidad, diseñando entornos de reunión centrados en las personas, no en los protocolos. Pero ¿cómo crear espacios que realmente se adapten a las diferentes necesidades de las reuniones?
Un marco respaldado por investigaciones para mejorar las reuniones
Desarrollado en colaboración con WORKTECH Academy , una plataforma de investigación líder a nivel mundial que explora el futuro del trabajo y los lugares de trabajo, nuestro informe integral presenta un marco práctico que ayuda a las empresas a alinear los tipos de reuniones con el diseño espacial y tecnológico.
Basado en la investigación académica de Cameron & Quinn (Universidad de Michigan) y Willem Standaert (Universidad de Lieja), este marco identifica cuatro modalidades de reunión únicas, cada una con sus propios impulsores culturales, requisitos de espacio y necesidades tecnológicas. Comprender estas diferencias es el primer paso para crear experiencias de reunión que impulsen a sus equipos en lugar de agotarlos.
Los cuatro tipos de reuniones
Si bien nuestro informe se centra en las estrategias de implementación, aquí presentamos un vistazo al marco:
- Reuniones colaborativas: Centradas en la confianza, la apertura y la cohesión del equipo. Estas reuniones se benefician de asientos flexibles, herramientas audiovisuales inclusivas y visibilidad de 360° para que todos, ya sea remotos o presenciales, tengan voz.
- Reuniones creativas: Espontáneas y dinámicas, estas reuniones prosperan gracias al pensamiento visual, el diálogo ágil y la generación de ideas compartidas . El éxito depende de la tecnología ágil, las configuraciones multipantalla y la facilidad para compartir contenido.
- Reuniones competitivas: Orientadas a resultados y enfocadas en resultados. Ya sea para presentar ideas o tomar decisiones, estas reuniones prosperan gracias a la excelente calidad de video y audio, acceso instantáneo a datos y mínimas distracciones.
- Reuniones controladas: Definidas por la jerarquía, el proceso y la previsibilidad, estas reuniones se basan en la consistencia y la formalidad. Los formatos estructurados y las configuraciones audiovisuales fijas fomentan la claridad, mientras que las herramientas de participación selectiva pueden facilitar un diálogo más inclusivo sin interrumpir la fluidez.
Tecnología que sirve a las personas, no al revés
En las mejores experiencias de reuniones, la tecnología pasa a un segundo plano, lo que permite que las personas se conecten, contribuyan y colaboren sin fricciones.
Por eso, las organizaciones líderes eligen soluciones que facilitan el trabajo en equipo. Herramientas intuitivas, flexibles entre plataformas y adaptables a diferentes estilos de reunión.
El audio y el video mejorados con IA también se están volviendo esenciales. Estas tecnologías se ajustan automáticamente a la claridad y visibilidad del orador, lo que garantiza que se escuchen todas las voces, ya sea en la sala o participando remotamente.
Del desafío a la ventaja competitiva
El futuro de las reuniones no se trata de más tecnología. Se trata de crear mejores experiencias. Al alinear los entornos de reunión con el comportamiento humano real, las empresas pueden transformar el trabajo híbrido, de un desafío a una ventaja competitiva.
Ya sea que organice una sesión de lluvia de ideas creativa o una reunión estratégica crucial, sus equipos merecen espacios de reunión flexibles que fomenten la colaboración en lugar de obstaculizarla. Las organizaciones que lo hagan bien verán una mayor participación, una toma de decisiones más rápida y conexiones de equipo más sólidas en todos los modos de trabajo.
Precisamente por eso, soluciones como Barco ClickShare se han vuelto esenciales para las organizaciones con visión de futuro. ClickShare facilita que todos compartan contenido, aporten ideas y se mantengan plenamente conectados, ya sea presencialmente o remotamente. Ayuda a crear experiencias de reunión donde todas las voces se escuchan y valoran. No se trata solo de conectar dispositivos. Se trata de facilitar la participación equitativa. ClickShare se adapta a la perfección a los cuatro tipos de reuniones, desde sesiones creativas espontáneas hasta revisiones estratégicas formales. Sus equipos obtienen la flexibilidad que necesitan sin la complejidad que no desean.
¿Listo para transformar sus espacios de reunión? Descargue el informe completo aquí para explorar estrategias de implementación, principios de diseño de espacios y recomendaciones tecnológicas que ayudarán a su organización a lograr una colaboración más efectiva e inclusiva mediante un diseño de salas de reunión bien diseñado.
Autor: Yannic Laleeuwe (2025, 17 de julio). Reimagining the meeting experience: how technology and design drive hybrid success. Recuperado de: https://www.barco.com/en/inspiration/news-insights/workplace/Reimagining-the-meeting-experience--how-technology-and-design-drive-hybrid-success
