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El monstruo en la sala de reuniones está comiendo tu productividad.

Posted by Eriko Oropeza on 13 de noviembre de 2019 7:30:00 CST

Las organizaciones de hoy ya comprenden la necesidad de apoyar a los trabajadores que desean conectarse y comunicarse instantáneamente con sus colegas, estén donde estén. Es por eso que muchos han implementado la videoconferencia como una herramienta de colaboración.

Sin embargo, los sistemas tradicionales de videoconferencia empresarial pueden llegar a ser más un obstáculo que una ayuda, impactando severamente la productividad de todos en la organización, desde los usuarios finales hasta los equipos de TI. En el peor de los casos, su personal podría ver los sistemas de videoconferencia como un "monstruo en la sala de reuniones" y una trampa de productividad, en lugar de como una plataforma útil que les ayuda a colaborar con sus colegas.

Conectando productividad

Si está ejecutando videoconferencias tradicionales, es justo asumir que sus usuarios tendrán dificultades. Por lo general, es difícil conectarse, a veces el audio no funciona, a veces es el video, pero es raro poder llamar o hacer una conferencia sin problemas. Esto no solo interrumpe el flujo de la reunión, sino que puede llevar mucho tiempo tratar de corregir los problemas, especialmente para el personal que no es tan experto en tecnología. 

Nuestra encuesta reciente de tomadores de decisiones de TI reveló que los empleados del Reino Unido participan en 26 videoconferencias al mes en promedio, y que el 90% experimenta problemas al intentar conectarse por primera vez. Esta es una cifra asombrosa y estos desafíos realmente pueden afectar la jornada laboral de un empleado. El escenario ideal es que las personas ingresen a una sala de reuniones, se unan instantáneamente a una llamada de videoconferencia y compartan la pantalla de su computadora portátil, sin interrupciones.

Para el personal de TI, la administración de múltiples sitios que contienen tecnología heredada puede ser una carga real para los recursos, especialmente si tiene una combinación de end points de salas de reuniones y una arquitectura desactualizada. 

Imagine que una empresa se ha estandarizado en una solución de videoconferencia que utiliza software instalado en computadoras portátiles para ejecutar reuniones y llamadas. Requiere una computadora portátil dedicada en cada sala de reuniones, lo que aumenta el costo de implementación, pero también aumenta significativamente la carga de administración continua de la solución, ya que cada computadora portátil debe administrarse individualmente. ¿Qué sucede si la computadora portátil comienza a descargar una actualización en medio de la conferencia telefónica del CEO con los inversores y pierden la conexión de audio? Es la peor pesadilla de un gerente de TI, y ocurre regularmente.

La plataforma de elección

Es fundamental que las empresas adopten una plataforma de colaboración segura y flexible. Debe funcionar sin problemas con cualquier sistema de reuniones basado en estándares de terceros y utilizar end points de videoconferencia dedicados para simplificar y mejorar, en lugar de obstaculizar, la experiencia para todos, incluido el equipo de TI. Al estandarizar los sistemas de salas de reuniones diseñados para la empresa, puede reducir la cantidad de tiempo que los empleados pasan tratando de conectarse a una llamada y quitarle presión al personal de TI, permitiéndoles administrar toda su infraestructura de videoconferencia con mucha más facilidad. .

Es hora de que las empresas liberen recursos del departamento de TI, simplifiquen las comunicaciones entre los empleados y las partes interesadas y brinden a los usuarios una mejor experiencia. La gente quiere y necesita poder continuar con sus trabajos y colaborar con sus colegas, en lugar de luchar con el monstruo en la sala de reuniones. 

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