Cuando se trata de negocios, los arrepentimientos son algo de lo que todo propietario y administrador puede prescindir. Nadie quiere estar en una situación empresarial pensando "Debería haber estado preparado para eso". Los gerentes efectivos intentan evitar esas situaciones mirando hacia adelante, planificando el futuro, anticipando los problemas que pueden afectar el negocio y dejando espacio para maniobrar para que el negocio sea lo suficientemente ágil para responder a las situaciones del mercado a medida que surgen. Este enfoque de gestión con visión de futuro debería extenderse a todas las facetas de una empresa.
Desafortunadamente, cuando se trata del sistema de comunicaciones que es la base de su servicio al cliente y proceso de ventas, muchos gerentes no miran más allá del tono de marcado que escuchan cuando levantan un auricular. Pero se puede obtener más valor de un sistema de comunicación tecnológicamente actual y rico en funciones que un simple tono de marcación. Al considerar su sistema de comunicación como un activo estratégico, puede posicionar su negocio para hacer frente a cualquier eventualidad.
LA COMUNICACIÓN ES SU NEGOCIO
Independientemente de la industria en la que se encuentre , la realidad es que no puede ser competitivo sin un sistema de comunicaciones totalmente optimizado. Si sus empleados no pueden comunicarse de manera eficaz y eficiente entre sí, clientes y proveedores, es probable que se esté perdiendo requisitos importantes de servicio al cliente y posibles oportunidades de ingresos. Entonces, en cierto modo, la comunicación es la clave de su éxito.
Por eso es importante examinar detenidamente con regularidad lo que tiene y lo que debería tener. Muchas características del sistema de comunicaciones que pueden parecer innecesarias hace unos años son ahora algo en juego. Del mismo modo, es posible que las funciones que pensó que mejorarían las operaciones ya no brinden los beneficios que deberían brindar.
Por lo tanto, a medida que la tecnología y su negocio evolucionen, su estrategia de comunicaciones también debería hacerlo. No debe ser un concepto estático en el que trabajó cuando tener tono de marcación era el movimiento más estratégico que podía hacer. Debe ser un proceso continuo habilitado por las preguntas clave que lo informarán en el camino hacia la próxima decisión estratégica:
-¿Cómo colaboran mis empleados?
-¿Cómo maneja mi organización las interacciones con los clientes?
-¿Nuestros sistemas se integran bien y mejoran la eficiencia?
-¿Estamos aprovechando todas las nuevas funciones disponibles o estamos atrasados en las actualizaciones?
-¿Necesitamos pasar a la nube para mejorar la eficiencia o podemos hacer más con lo que tenemos?
-¿Cómo estamos preparados para aprovechar las tecnologías en la nube cuando llega el momento de hacer el cambio?
LOS SISTEMAS DE COMUNICACIONES DEBEN MEJORAR LAS OPERACIONES
Dado que no se puede negar que la comunicación y la colaboración eficaces son fundamentales en el entorno empresarial actual, una estrategia de comunicaciones puede ayudarlo a mejorar las operaciones.
Las investigaciones muestran que el 85 por ciento de las pequeñas empresas están de acuerdo en que la comunicación eficiente entre diferentes equipos es fundamental para mantenerse por delante de la competencia. Pero una mala estrategia tecnológica puede tener serias repercusiones en una empresa e incluso afectar la capacidad de una empresa para competir. Por ejemplo, las comunicaciones ineficientes pueden costar más de $ 6,000 USD por empleado por año para una pequeña empresa, incluso más para una empresa.
Las ineficiencias se crean cuando los empleados trabajan con sistemas obsoletos que no proporcionan las características y capacidades que optimizarán sus procesos de trabajo diarios. Los sistemas que no están integrados con aplicaciones centrales, como CRM, que no brindan una vista unificada única de todas las opciones de comunicación y que no permiten la colaboración en equipo, las videoconferencias y el acceso en cualquier momento y lugar al correo electrónico, mensajes de texto y chat no lo están adecuadas por más tiempo. Del mismo modo, los sistemas que ofrecen todas esas cosas, pero tienen dos o tres actualizaciones de software por detrás, no funcionan con la máxima eficiencia y pueden, de hecho, reducir la productividad.
Mientras tanto, las tecnologías de las comunicaciones continúan evolucionando y eso nunca va a cambiar. Por lo tanto, las organizaciones que no ven su sistema de comunicaciones como un activo estratégico, reevalúan sus inversiones con regularidad y optimizan sus sistemas en cada oportunidad pueden encontrarse en situaciones en las que su combinación de tecnologías de comunicación no satisface las demandas que el negocio y el mercado imponen a ellos.
LOS SISTEMAS ESTRATÉGICOS ESTÁN LISTOS PARA CUALQUIER COSA
El impacto de la pandemia de COVID-19 en las operaciones diarias de empresas de todos los tamaños mostró cuán estratégicamente importante es realmente la tecnología de comunicación actualizada. Las empresas que se habían mantenido al día con las tecnologías de comunicaciones en constante cambio antes de la pandemia encontraron que era más fácil permitir que los empleados trabajaran de forma remota. Aquellos que tenían un enfoque menos estratégico para su sistema de comunicación encontraron que estaban mal equipados para manejar la nueva realidad empresarial.
Ahora, las empresas que son sensibles a los vientos del cambio tendrán una estrategia de inversión en tecnología que garantice que no se les vuelva a sorprender. Mantendrán su sistema lo más flexible posible, listos para agregar funcionalidad según sea necesario y capturar oportunidades cuando surjan.
Pensar en su sistema de comunicaciones de manera estratégica significa hacer un esfuerzo consciente para mantenerse al día con el cambio tecnológico para que pueda hacer más con lo que tiene ahora y esté listo para actualizar a lo que necesite cuando lo necesite. Significa maximizar el potencial de su sistema actual con actualizaciones incrementales que brindan las capacidades integradas de correo electrónico, texto, chat, uso compartido de pantalla, comunicación unificada, colaboración y video que sus empleados necesitan para mantenerse conectados con colegas, clientes y proveedores. Y significa pensar en su eventual traslado a la nube, planificarlo y estar listo para cuando su empresa lo necesite.
LA ESTRATEGIA TE PONE EN CONTROL
Con un enfoque estratégico para su sistema de comunicaciones, puede planificar hacer más con lo que tiene para satisfacer las necesidades cambiantes de sus empleados, sus clientes y su negocio. Puede aprovechar todos los beneficios comerciales que ofrece su inversión. Y puede controlar cómo la evolución de la tecnología afecta su operación.
Si es un cliente comercial de Mitel, ya tiene acceso a todos los elementos clave que necesita para mantener el control estratégico de su sistema de comunicaciones. Si su sistema tiene varias versiones de retraso, probablemente haya nuevas capacidades que pueda desbloquear para aprovechar las mejoras tecnológicas que se perdió. Si ha mantenido su sistema actualizado con todas las actualizaciones y no está listo para pasar a la nube, puede trabajar con su socio tecnológico para optimizar su sistema reemplazando las herramientas inconexas con soluciones más estrechamente integradas que se conectan sin problemas a su infraestructura existente.
Lo más importante es que, independientemente de dónde se encuentre en su estrategia, usted tiene el control. Por lo tanto, evite cualquier arrepentimiento futuro sobre su sistema de comunicación al pensar en él como un activo estratégico que puede aprovechar para posicionar su negocio para enfrentar cualquier eventualidad.
