La cultura en torno a las reuniones está cambiando a medida que los empleados prefieren huddle rooms en lugar de salas de juntas formales para reuniones programadas. El cambio es el resultado de cambios demográficos y culturales en el lugar de trabajo.
Si bien los millennials son en parte responsables de trasladar las reuniones de la sala de juntas a salas de reunión más pequeñas , los cambios de prioridades en torno a la colaboración y el trabajo a distancia están impulsando el crecimiento de las tendencias de los huddle rooms.
Según la firma de investigación de mercado Frost & Sullivan, existen más de 32 millones de salas de reunión en todas las organizaciones del mundo. Un factor que contribuye a este crecimiento es la afluencia de millennials en la fuerza laboral. Para 2030, los millennials representarán más del 75% de los trabajadores, según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos. A medida que evolucionan las características demográficas de la fuerza laboral, también lo hacen las necesidades de colaboración y las tendencias de la sala de reuniones.
La fuerza de trabajo remota impulsa la accesibilidad de video
El número de trabajadores remotos y dispersos se ha incrementado a medida que más millenials ingresan a la fuerza laboral, y la cultura de reuniones está cambiando para acomodarlos. En lugar de reuniones cara a cara, la videoconferencia está conectando equipos que no están todos en el sitio. Sin embargo, reservar una gran sala de juntas para una reunión con tres personas en la oficina y una persona que llama de forma remota puede ser un desperdicio de recursos de la compañía.
Las salas de reuniones equipadas con tecnología de conferencia permiten que se realicen pequeñas reuniones sin ocupar una sala de juntas completa. De acuerdo con un informe patrocinado por Cisco de la firma de investigación de mercado Dimensional Research, casi el 65% de las personas creen que al menos la mitad de las salas de reuniones de una organización necesitan herramientas de videoconferencia .
La cultura de reunión se ha vuelto mucho menos formal y programada. Los equipos ahora se centran en aumentar la productividad, requiriendo espacios a los que pueden acceder rápidamente para reuniones improvisadas o sesiones de última hora de lluvia de ideas. A diferencia de las salas de juntas, que normalmente están diseñadas para reuniones planificadas a mayor escala, la tendencia de las salas de reuniones es diseñarlas para que se ajusten a flujos de trabajo de equipos más pequeños. Según el estudio de investigación dimensional , el 55% de los encuestados dijo que las reuniones celebradas en salas de reunión ayudaron a aumentar la productividad.
"Toda la cultura laboral ha cambiado de trabajo individual a trabajo en equipo. No es solo una forma fácil de compartir archivos o contextualizar conversaciones y correos electrónicos. Nos estamos convirtiendo en una cultura de equipo".
Los planos de planta abiertos crean la necesidad de espacios de colaboración.
Los cambios hacia espacios abiertos de la empresa también influyen en la popularidad de los espacios de reunión, a medida que las empresas avanzan hacia espacios abiertos que fomentan un ambiente más colaborativo . En este tipo de entorno abierto, los equipos necesitan un espacio designado para colaborar en proyectos y realizar el trabajo. Las salas Huddle ofrecen un espacio de trabajo muy necesario para grupos pequeños al ofrecer un espacio dedicado con la tecnología y las herramientas necesarias para facilitar los flujos de trabajo de colaboración.
Las tendencias de las salas de reuniones se ven reforzadas por los espacios abiertos, ya que representan un desafío para la privacidad de las conversaciones sensibles a la información o para encontrar espacios tranquilos lejos del ruido de la oficina principal. Las salas de reuniones ofrecen la privacidad necesaria para tener conversaciones productivas sin distracciones.
