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CÓMO HACER QUE LAS REUNIONES VIRTUALES SEAN DIVERTIDAS PARA EQUIPOS REMOTOS

En nuestra fuerza laboral actual, los trabajadores remotos y los eventos/reuniones virtuales están en aumento. Si bien las reuniones virtuales son esenciales para ayudar a los equipos remotos a colaborar, conectarse y mantenerse informados, pueden convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo tediosa y frustrante si se manejan sin pensar.

En 2019, el 37% por ciento de los empleados creía que el costo más significativo de su organización eran las reuniones innecesarias. A medida que el mundo cambió a reuniones virtuales y trabajo remoto, la palabra "fatiga de video" de repente se convirtió en parte de nuestro vocabulario cotidiano.

Mitel virtual meetings

Según una investigación realizada por Microsoft , el estrés y el agotamiento ocurren más rápido durante una videollamada que cuando se realiza otro trabajo frente a la pantalla de una computadora. Sus hallazgos indican que la fatiga del video comienza a establecerse entre 30 y 40 minutos después de una videollamada. Esto se debe a la intensa concentración necesaria para extraer información relevante sin todas las señales e información no verbales adicionales que recibiría en una reunión en persona.

La buena noticia es que es posible evitar este tipo de fatiga por concentración prolongada incluso en una reunión virtual. Si alguna vez ha conocido a alguien a quien realmente le gustan los videojuegos, sabe que definitivamente es posible prestar atención prolongada a una pantalla de video.

Entonces, ¿cómo puede hacer que sus reuniones sean más atractivas e interactivas como un videojuego sin dejar de ser productivo y orientado a objetivos? Si sigue estas pautas, las reuniones virtuales divertidas pueden convertirse rápidamente en parte de su cultura laboral. Y con trabajadores más felices, más comprometidos y unificados, pronto verá mejoras en todas las áreas de su negocio.


6 Formas De Hacer Que Las Reuniones Virtuales Sean Más Divertidas

1. Planifique Con Anticipación
Al igual que las reuniones en persona, la planificación es esencial para llevar a cabo una reunión virtual sin problemas. Puede comenzar planificando la agenda, pero esta no siempre es la mejor estrategia para una reunión virtual divertida. Por lo general, es mejor comenzar haciendo algunas preguntas generales.

Propósito de la reunión

Desea determinar el propósito de la reunión porque todo lo que sucede en la reunión debe servir para este propósito. ¿Tu equipo necesita dirección? ¿Información? ¿Inspiración? ¿Unidad? Cuando descubras cuál es el por qué de la reunión, es posible que te des cuenta de que una reunión virtual ni siquiera es necesaria. Por ejemplo, si está convocando una reunión para difundir información, algo como el correo electrónico podría funcionar mejor y ser más eficiente.

Asistentes a la reunión 

Una vez que haya descubierto el propósito y determinado que es necesaria una reunión virtual, puede hacer una lista de invitados a la reunión virtual. Tenga en cuenta que cuando se trata de reuniones virtuales, más grande no siempre es mejor. Cuanto más grande sea la lista de asistentes, más agotadora será la reunión para todos los involucrados. Para que los empleados participen en una reunión virtual, deben poder dar su opinión, y esto no siempre es posible en grupos grandes. Además, las reuniones más pequeñas se sienten más íntimas y ayudarán a los miembros del equipo a sentirse más cercanos entre sí y más solidarios entre sí.

Orden del día de la reunión 

Ahora que conoce el propósito de la reunión y quién asistirá, puede planificar la agenda. Asegúrese de incluir todo lo que necesita, pero elimine la mayor cantidad posible.

Comience por escribir todo lo que le gustaría cubrir, luego regrese y elimine los elementos que no son esenciales o que no sirven para el propósito general. Luego regresa y quita un poco más. Asegúrese de incluir algunas actividades virtuales divertidas en la agenda que respalden su propósito (más sobre esto a continuación). También es una buena idea incluir reglas básicas y roles en la agenda para que todos estén informados con anticipación para que estas actividades divertidas no se conviertan en un caos. 

2. Comparte La Agenda Con Anticipación
Una vez que sepa lo que quiere cubrir en la reunión, asegúrese de compartir la agenda de la reunión virtual y cualquier material que se discutirá con anticipación. Compartir nuevos materiales en la reunión hará perder tiempo y probablemente hará que los participantes desvíen su atención del orador a los nuevos materiales. Además, con los materiales por adelantado, su equipo puede formular preguntas con anticipación que pueden abordarse rápidamente en la reunión o incluso fuera de la reunión a través de un canal de chat del equipo o un correo electrónico grupal.

3. Hacer Presentaciones
Las presentaciones son vitales para una reunión interesante. Cuando los miembros del equipo saben quién está en una reunión, es mucho más probable que participen, especialmente si pueden ver a todos los involucrados. Recuerde a los participantes en las reglas básicas que enciendan sus cámaras y usen un fondo virtual si es necesario.

Las presentaciones también sirven para hacer que la reunión sea más atractiva, ya que se presenta a cada asistente junto con su función y responsabilidades en la reunión, se involucran instantáneamente. No podemos evitar prestar atención cuando somos el tema de conversación.

4. Dale A Cada Uno Un Rol
La mayoría de nosotros sabemos lo difícil que es mantener el interés durante una conferencia poco interesante. Para la persona que da la conferencia, sin embargo, la experiencia es completamente diferente. Obtienen un impulso de adrenalina al ser el centro de atención y se sienten completamente comprometidos. Del mismo modo, si todos tienen la oportunidad de ser el centro de atención, todos obtienen un pequeño impulso de adrenalina para ayudarlos a permanecer en el momento.

Al asignar roles en las reuniones, considere las fortalezas y personalidades de sus empleados y use su creatividad. Algunos roles que podría querer tener son: un líder, un encargado del registro, un cronometrador, un abogado del diablo para desafiar las ideas que se descartan y un líder de actividad o juego.  

5. Utilice Herramientas Virtuales Para Mantener Las Cosas Interesantes
Si tiene una gran cantidad de información para transmitir, querrá usar diferentes medios y cambiar las cosas para evitar que los miembros del equipo pierdan el enfoque. Recuerde, es más difícil concentrarse en una persona hablando por video que en persona. Mientras presenta en una reunión virtual, asegúrese de usar imágenes divertidas, diapositivas de PowerPoint coloridas, pizarras y pantallas compartidas para mantener a raya la fatiga del video.

6. Gamificar La Reunión
Para mantener a los miembros del equipo comprometidos, su reunión debe ser informativa y divertida. ¿Y qué es más divertido, atractivo y vinculante que los juegos? Para una reunión más divertida, elija uno o dos juegos para jugar al comienzo de la reunión, durante la reunión y también hacia el final. 


Juegos Atractivos Para Jugar Durante Las Reuniones Virtuales

Rompehielos

Los rompehielos son una excelente manera de hacer que los miembros del equipo se relajen y se conozcan de inmediato. Algunas ideas para juegos virtuales para romper el hielo son:

“¿Qué preferirías?” (los participantes tienen que elegir entre dos cosas y luego explicar por qué)
“Dos verdades y una mentira” (cada participante dice dos verdades sobre sí mismo y una mentira y todos tienen que adivinar cuál es la mentira)
“Altos y bajos” (los participantes comparten un punto alto y bajo de su semana)

Juegos en curso

Los juegos en curso son juegos que se ejecutan en segundo plano durante la totalidad de la reunión para ayudar a mantener a los participantes alerta. Algunos ejemplos de juegos en curso son:

“Palabra del día” (a los participantes se les da una palabra que deben intentar colar en una conversación en algún momento de la reunión)
"Sintonizado" (siempre que el orador levante un cartel que diga "sintonizado", todos en la llamada deben mostrar su propio cartel y el último en hacerlo debe completar un desafío)
“Congelar” (los participantes intentan engañarse unos a otros fingiendo estar congelados)

Juegos virtuales para la cognición y la creatividad

Si realmente desea que fluya la creatividad en su equipo, intente programar un juego más grande en la agenda de la reunión. 

Con equipos globales en aumento, las comunicaciones unificadas y el ecosistema de colaboración son más importantes que nunca. Las reuniones virtuales se han convertido en una necesidad para todos los equipos remotos, pero aquellas empresas que hacen que sus reuniones virtuales sean divertidas y atractivas experimentarán una mayor productividad, una mejor retención del talento y una mayor satisfacción de los empleados.

 

 

Yonatan, R. (2023, 1 de febrero). HOW TO MAKE VIRTUAL MEETINGS FUN FOR REMOTE TEAMS.
Recuperado de: https://www.mitel.com/blog/how-to-make-virtual-meetings-fun-for-remote-teams

 

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