En una explicación contable, los costos se dividen en gastos, costos e inversiones. Los gastos son todo lo que la empresa necesita comprar para producir, como materia prima, mano de obra, maquinaria. Los costos son valores que la empresa necesita pagar para mantenerse, es decir, salarios, alquiler, comisión y cuentas de agua, luz, teléfono, internet. La inversión, es lo que se aplica pensando en un retorno financiero, como adquisiciones para aumentar la productividad, por ejemplo.
Cuando se ve la necesidad de ahorrar sin renunciar a la calidad del servicio prestado, necesitan seguir haciéndose gastos. Es en los gastos donde las empresas fijan su atención, buscando soluciones inteligentes para lograr la reducción de esos valores.
En cuanto a las cuentas de agua y luz, esta disminución puede ser hecha a través de campañas de concientización de empleados, que en general surgen un efecto positivo. Sin embargo, ¿cómo lograr reducir la cuenta telefónica si buena parte de las relaciones entre clientes y proveedores, e incluso entre otras filiales usan ese canal de comunicación, sin comprometer la atención? ¿Y si son conexiones interurbanas, o aún, internacionales? ¿Es necesario estipular una hora específica para realizar esas llamadas y ahorrar en las llamadas, corriendo el riesgo de perder un buen negocio? ¿Cuánto rendimiento financiero puede perder una empresa por no poder hacer o recibir una llamada por una necesaria limitación de costos?
Un recurso que viene siendo bastante usado por pequeñas, medianas y grandes empresas, buscando ahorrar en conexiones, es el IP PBX en nube. En el caso de VoIP, creado para permitir la conversación a través de Internet, el sistema posibilita una reducción del precio de las conexiones locales 50%, y para las internacionales, la reducción llega al 70%. Y con Jive hay la posibilidad de hablar de manera ilimitada con más de 50 países.
Otro punto favorable al IP PBX en nube es, que diferente del PBX convencional, su estructura es toda hecha a través de una interfaz simple, configurada directamente de un dispositivo conectado a la red, sin la necesidad de una estructura complicada y sin perder tiempo en mantenimientos largos. Si tiene alguna duda, Jive ofrece equipos de soporte disponibles al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Y si tiene otra línea que también funcione con el sistema VoIP, la conexión es gratuita.
Aunadas a un mejor y más barato sistema de telefonía, las funcionalidades conectan clientes, empleados, proveedores y demás localidades sin aumentar los costos.
Entre algunas de ellas, está la función de asistentes virtuales, saludos personalizados, llamada en espera, videoconferencia, orientadas al servicio al cliente. Para la empresa en sí, existe marcación directa interna y de extensión y un editor de plan de marcación, por mencionar sólo algunas.
Una de las grandes dificultades para administrar la cuenta telefónica es controlar todas las conexiones, internas o externas, y verificar exactamente cuántas fueron recibidas y cuántas fueron hechas y de qué extensión. Además, el 99% de las cuentas corporativas presentan algún tipo de cobro indebido.
Con el sistema VoIP, este control es mucho más fácil, porque combina el servicio de PBX, llamadas locales y de larga distancia, fax, videoconferencias, movilidad y muchas otras funcionalidades a un solo precio mensual. Así, es posible prever, con certeza, los costos de telefonía y planear gastos para la mejora de los servicios ofrecidos por la empresa.
Esta forma de telefonía es más sencilla y reducida regresa de una manera bastante positiva para la empresa, lo que transforma de forma adecuada el patrón de gasto en inversión.