La edad de las grandes salas de conferencias está disminuyendo a medida que más empresas rediseñan sus salas de reuniones para abordar los cambios en los hábitos de colaboración entre los empleados.
"Las empresas están rediseñando los espacios de oficina en favor de salas de reuniones más pequeñas y flexibles", dijo el analista de IHS Markit, Prachi Nema.
Estas salas de reuniones más pequeñas, ofrecen un entorno de colaboración más flexible entre equipos más pequeños y dispersos. La sala Huddle, que tiene capacidad para seis personas, siempre ha estado en la empresa, pero no se consideró una parte fundamental para aumentar la productividad y la colaboración de los empleados , dijo.
Ahora, el diseño de la sala de reuniones está cambiando, ya que los espacios se están volviendo más estratégicos dentro de la organización y las empresas necesitan maximizar los bienes raíces dentro de la oficina. Nema dijo que se estima que hay en el mundo entre 30 y 50 millones de salas de juntas, y se espera que ese número aumente.
El diseño tradicional de la sala de reuniones incluiría una mesa con algunas sillas y un monitor para la presentación. Las salas Huddle carecían de la integración móvil y la funcionalidad de audio / video (AV) de las salas de juntas y las suites de telepresencia, según Nema.
"Los usuarios no esperan una experiencia a nivel de junta", dijo en un seminario web reciente . "Lo que los usuarios quieren es una experiencia consistente cuando se mueven desde el escritorio a estas habitaciones".
Para satisfacer la demanda de los empleados, más empresas están equipando sus salas de reuniones con equipos de videoconferencia. Según los datos de IHS Markit, el 75% de las organizaciones están implementando equipos de videoconferencia, y el 88% de las organizaciones implementarán servicios de videoconferencia para 2020.
Elija los equipos de videoconferencia. Las organizaciones que desean llevar el video a sus salas de reunión tienen dos opciones de endpoint de video: servicios de sala de usos múltiples y cámaras de conferencia USB.
Los servicios de sala de usos múltiples incluyen plataformas de video de un solo códec, cuyo precio varía de $ 3,500 a $ 12,000. Las cámaras de conferencia USB varían de $ 500 a $ 1,500 y funcionan con cualquier servicio de video basado en la nube, lo que ofrece más flexibilidad en toda la organización.
"Las cámaras de conferencia USB junto con la videoconferencia basada en la nube son un par ideal en la configuración de la sala de reuniones", dijo Nema.
Elija una estrategia de despliegue. Una vez que una organización ha elegido los puntos finales de videoconferencia para una sala de reuniones, el equipo de TI o AV debe decidir cómo implementarlos. Joan Vandermate, jefe de marketing de colaboración de video en Logitech, con sede en Newark, California, dijo que las organizaciones tienen tres opciones de implementación entre las que elegir:
Trae tu propia PC . TI coloca una pantalla en una pared y selecciona una cámara y un servicio de audio. Los usuarios traen sus propias PC a la reunión, conectan las PC a la pantalla a través de un cable HDMI o USB y lanzan la aplicación de conferencia que elijan. Vandermate dijo que las implementaciones de traer tu propia PC son más comunes en pequeñas empresas o en organizaciones que prueban las aguas de la videoconferencia.
Sala con PC . Además de proporcionar la pantalla, la cámara y el equipo de audio, IT también equipará la sala de reuniones con una mini PC , como Intel NUC y HP Elite Slice . Vandermate dijo que IT cargará la aplicación de videoconferencia en la PC y colocará la PC detrás de la pantalla. Las configuraciones de PC de la sala tendrán algún tipo de dispositivo en la mesa de conferencias que les permita a los usuarios iniciar y controlar reuniones, dijo.
Sistemas dedicados. Algunos proveedores de videoconferencia en la nube se asocian con proveedores de AV para ofrecer sistemas de salas de reuniones dedicados, como los sistemas de salas de Skype , salas de zoom y el kit de sala de reuniones de Google Hangouts. Los sistemas dedicados incluyen el software del proveedor de videoconferencia en la nube y el hardware del proveedor de AV. Vandermate dijo que los sistemas dedicados son buenos para las organizaciones con usuarios que no son expertos en tecnología o no se sienten cómodos con el video, porque los sistemas son intuitivos y tienen capacidades de combinación de un solo toque.
Una vez que las organizaciones seleccionan la opción de implementación, pueden comenzar a construir sus salas de reunión. Importante para el diseño de salas de reuniones, las organizaciones deben comprar cámaras con lentes de gran angular para adaptarse al tamaño de la sala pequeña y minimizar el desorden de cables invirtiendo en el micrófono inalámbrico y los servicios de presentación, dijo Vandermate.