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¿Qué considerar antes de comprar tecnología de videoconferencia?

Posted by Eriko Oropeza on 30 de diciembre de 2019 8:15:20 CST

Conozca los diferentes tipos de arquitecturas modernas de videoconferencia y cómo las empresas están incorporando estos productos en su infraestructura.

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Todos hemos escuchado la expresión: "Es bueno ponerle una cara al nombre". En el mundo empresarial digitalizado de hoy, esta afirmación es especialmente cierta.  

Muchos métodos de comunicación modernos, como el teléfono, el fax, el correo electrónico y los mensajes instantáneos han eliminado por completo el contacto cara a cara. En muchos sentidos, esto ha resultado en relaciones de equipo, cliente o socio que son desarticuladas, impersonales y frías.

Sin embargo, hay una tecnología que puede proporcionar comunicaciones instantáneas sin restricciones de ubicación física. La tecnología de videoconferencia proporciona un toque personal al permitir que una persona vea con quién está interactuando. Y las empresas están adoptando las videoconferencias a tasas como nunca antes.

Arquitecturas de videoconferencia, plataformas y software

Hace años, los productos de videoconferencia consistían en dispositivos de hardware y software complejos y costosos que se instalaron casi exclusivamente en salas de conferencias o salas de juntas. Ese ya no es el caso.

La videoconferencia moderna todavía ocurre dentro de las salas de conferenciasSin embargo, las conferencias de hoy pueden realizarse en el escritorio, en casa o en cualquier lugar remoto. El hardware para un solo usuario, junto con el software de videoconferencia de escritorio y dispositivos móviles, ahora permite que cualquiera se una a una reunión en cualquier momento con audio de alta fidelidad y video de alta definición.

Examinemos los diferentes tipos de tecnología de videoconferencia, así como las diversas opciones de hardware y software y cómo se pueden integrar mejor en una infraestructura empresarial.

Opciones de videoconferencia personal frente a sala de reuniones

Las opciones de videoconferencia de hoy se pueden dividir libremente en dos categorías. Por un lado, hay opciones tradicionales de salas de conferencias y reuniones. Este suele ser un dispositivo de hardware que se instala permanentemente en una sala de reuniones. El video basado en la sala o el recurso de telepresencia inmersiva es compartido por los empleados que reservan la sala para una reunión con los participantes en el sitio y remotos. Los participantes de reuniones remotas se conectan utilizando su propio sistema de videoconferencia de sala de conferencias o un sistema de videoconferencia de uso personal.

Todos los demás puntos finales de videoconferencia se pueden colocar en una categoría de videoconferencia de uso personal. El video de uso personal puede consistir en un dispositivo de punto final dedicado que se encuentra en un escritorio, uno integrado en un teléfono de escritorio o puede ser un producto de videoconferencia basado en software que utiliza una cámara de escritorio o dispositivo móvil. La tecnología de videoconferencia basada en software a menudo se conoce como conferencia web.

Arquitecturas de videoconferencia locales, SaaS e híbridas

Desde el punto de vista de la arquitectura, hay tres opciones diferentes de implementación de videoconferencia.

Una plataforma de videoconferencia totalmente local. Este tipo de sistema coloca todo el hardware y software dentro de la LAN corporativa. Este modelo de arquitectura tradicional es el mejor para organizaciones grandes que requieren flexibilidad y control de implementación y tienen personal dedicado para administrar los dispositivos de videoconferencia y los componentes del servidor.

Un modelo SaaS. Aquí, un proveedor de servicios gestiona la inteligencia detrás de la plataforma de videoconferencia en la nube pública. Luego, la empresa implementa cámaras compatibles basadas en hardware y software de uso personal. Los puntos finales de hardware y software se conectan a la nube de videoconferencia a través de Internet.

Los beneficios de esta arquitectura incluyen menos hardware de back-end para mantener, escalabilidad mejorada y una menor necesidad de talento interno dedicado. El inconveniente es que la organización depende en gran medida del proveedor de servicios de videoconferencia e Internet para ofrecer una transmisión de audio y video de calidad a todos los participantes. Algunas empresas también se preocupan por las transmisiones de audio y video sensibles que se extienden más allá de los límites de la LAN corporativa.

El enfoque de la nube híbrida . En algunas situaciones, las implementaciones locales se prefieren desde una perspectiva de calidad, resistencia y pérdida de datos. En otros, la flexibilidad y la facilidad de implementación en un modelo SaaS pueden resultar ideales. Por lo tanto, la organización puede optar por implementar diferentes arquitecturas de videoconferencia que pueden fusionarse para formar un producto unificado.

Videoconferencia independiente versus integración con otras herramientas UC

La tecnología de videoconferencia se puede implementar como un producto independiente o se puede combinar con otras herramientas de comunicación y colaboración unificadas. Esto incluye herramientas como voz sobre IP, presencia, mensajes instantáneos, chat en equipo, software de seminarios web y uso compartido de archivos y pantallas. La mayoría de los tomadores de decisiones de TI están encontrando una plataforma de colaboración combinada que puede ahorrarle a la organización tiempo y dinero a largo plazo.

Casos de uso para videoconferencia en la empresa

Hay infinitas formas en que una organización puede usar la tecnología de videoconferencia para facilitar y mejorar las funciones comerciales. Aquí examinamos tres escenarios distintos que demuestran la amplitud de la tecnología desde la perspectiva del usuario final.

Equipo de colaboración de video ad hoc. Para las empresas con un equipo disperso geográficamente, es importante poder iniciar una videoconferencia en cualquier momento para compartir y colaborar en un entorno de grupo virtualizado. Además, la organización puede usar otras funciones de colaboración integradas en las reuniones; incluyendo chat de equipo; pizarra digitaly uso compartido de aplicaciones, archivos o pantallas.

Los miembros del equipo que están físicamente juntos pueden optar por reservar una sala de reuniones que contenga hardware de videoconferencia basado en sala. Los miembros del equipo remoto pueden elegir usar una opción de conferencia de uso personal. Independientemente de su método de hardware o software o ubicación física, todos los participantes deberían poder unirse a la conferencia y utilizar las mismas herramientas.

Difusión corporativa. Las organizaciones a menudo usan software de videoconferencia para reuniones informativas en toda la empresa. Este es más un flujo de comunicaciones unidireccional, pero es útil para distribuir información a todos los empleados sin importar dónde residan. La reunión también se puede grabar completamente para reproducirla para los empleados que no pudieron ver la transmisión de video en tiempo real.

Comunicaciones con clientes y socios. Las empresas suelen utilizar la videoconferencia para comunicarse con otras personas fuera de su organización. Ya sea que la organización esté tratando de vender productos o servicios a clientes potenciales o esté trabajando con un socio externo, las plataformas de videoconferencia proporcionan una manera simple de colaborar con aquellos externos a la LAN corporativa.

Consideraciones sobre la compra de la plataforma de videoconferencia

Más allá de las decisiones arquitectónicas, como en las instalaciones frente a SaaS frente a la nube híbrida, se deben considerar algunos factores adicionales para elegir una plataforma y proveedor de videoconferencia . Si bien las necesidades de videoconferencia de cada organización variarán, hay varias consideraciones que todos deben tener en cuenta. Aquí están algunos ejemplos.

Ubicación geográfica de los usuarios finales. Algunas herramientas de videoconferencia tienen restricciones sobre qué regiones o países admiten. Esto es especialmente cierto cuando se observan las comunicaciones unificadas como un servicio.

Ruta de migración desde la plataforma de videoconferencia legacy. Es posible que una organización ya posea una plataforma de videoconferencia legacy. Como tal, a menudo es aconsejable reutilizar el costoso hardware de videoconferencia basado en sala siempre que sea posible. La organización debería verificar qué dispositivos son compatibles con las nuevas plataformas de videoconferencia, ya que podría terminar ahorrando dinero.

Integraciones con el mismo proveedor y servicios de terceros. Como se mencionó, muchas plataformas de videoconferencia pueden integrarse completamente con otras herramientas de colaboración y UC . Esta integración es generalmente más fácil cuando todas las herramientas de colaboración provienen del mismo proveedor.

Además, las empresas están comenzando a buscar la integración con aplicaciones populares de terceros que utilizan API. Esto incluye integraciones con correo electrónico y calendario y gestión de relaciones con clientes y compatibilidad con software, hardware y plataformas de videoconferencia de terceros.

Precios y modelo de licencia. Las plataformas de videoconferencia ofrecen una amplia gama de modelos de precios y licencias. Esto es especialmente cierto cuando se comparan implementaciones de arquitectura SaaS y locales . Es por eso que es fundamental comprender las necesidades de los usuarios finales y qué características y funcionalidades puede proporcionar cada tecnología de videoconferencia.

Opciones de soporte técnico. Si bien las plataformas de videoconferencia son más fáciles de implementar que nunca, siguen siendo un desafío desde la perspectiva de la resolución de problemas. Por lo tanto, es importante evaluar las opciones, métodos y capacidades de soporte técnico de cada proveedor antes de tomar una decisión final.

Las organizaciones deben examinar factores como el acceso a la documentación, las horas de soporte operativo, los métodos de contacto y las capacidades de soporte en el sitio para verificar que un proveedor pueda proporcionar el nivel de soporte que necesita la organización.

Topics: Videoconferencia

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