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Factores a considerar al preparar sus salas de reunión con videoconferencia

Posted by Eriko Oropeza on 1 de octubre de 2019 8:30:00 CDT

El lugar de trabajo, tal como lo conocemos, ha cambiado significativamente en solo unos pocos años, con cambios a oficinas abiertas y espacios creados para la colaboración y la productividad en mente. Según Aruba, el 70% de los empleados atribuyen una mejor colaboración a las tecnologías digitales. Y a medida que nuestra colaboración necesita cambiar, las salas de reuniones están siendo reemplazadas por salas de reunión pequeñas equipadas con la tecnología para adaptarse a una nueva cultura de colaboración.

Garantizar que los espacios más pequeños y flexibles funcionen para usted y su negocio es solo el comienzo. Según el Wall Street Journal , el 73% de las reuniones involucran solo de dos a cuatro personas, pero el 53% del espacio de la sala de conferencias está construido para reuniones de siete o más. La tecnología está creando una gran cantidad de oportunidades para que los empleados realicen videollamadas rápidas con colegas remotos ubicados en todo el mundo, lo que reduce la necesidad de viajes de negocios y aumenta las oportunidades de crecimiento global. Según McKinsey , las herramientas de colaboración en línea y los lugares de trabajo digitales proporcionan un aumento del 20-30% en la productividad.

Pero las empresas deben mirar más allá de las necesidades de hoy y explorar cómo pueden hacer pruebas futuras para sus salas de reunión también.

"Las reuniones en salas de juntas pequeñas crecerán para representar casi el 70% de todas las reuniones en la sala de videoconferencia para 2022"

Frost & Sullivan

 

Diseñando el espacio perfecto para reuniones

Teniendo en cuenta que el 85% de los empleados con acceso a herramientas de gestión colaborativa tienen más probabilidades de percibirse a sí mismos como felices en el lugar de trabajo, es crucial que lo haga bien. Si bien la iluminación, los muebles, el acceso a la pizarra y otros elementos siguen siendo importantes, la creación de una experiencia tecnológica perfecta es el aspecto más valioso de preparar su inversión para el futuro. Según Biz Tech, el 64% de las empresas tenían sistemas de video instalados en una sala de reunión en 2017.

En términos de espacios de salas de reuniones a prueba de futuro, las herramientas de colaboración de video ofrecen capacidades de cámara y AI de vanguardia cada vez mayores. Al mismo tiempo, estamos viendo un aumento en el campo de visión que permite a las cámaras actuar como sensores y procesar datos de imagen y video. Si bien las opciones van desde cámaras tradicionales de 72 ° hasta opciones panorámicas completas de 180 °, existe un fuerte argumento para cubrir sus salas de reunión con una solución de video.

El uso de una calculadora de salas de reunión revela cómo las empresas pueden maximizar sus bienes inmuebles con salas de reuniones más pequeñas y eficientes a través de video panorámico. El video de 180° también es capaz de procesar datos de imágenes y de utilizar la tecnología de inteligencia artificial futura para automatizar procesos como las reservas de salas de reuniones, maximizando la utilización de espacios de colaboración. Según Cisco , el 53% de las empresas creen que las salas de reuniones inteligentes con tecnología de inteligencia artificial mejorarán los procesos comerciales, mientras que el 95% de los empleados piensan que la tecnología de inteligencia artificial puede ayudar a mejorar la calidad de su trabajo.

El ROI de las salas de reunión y la colaboración de video

De las conversaciones que hemos tenido con los clientes, hemos visto que las reuniones de una hora podrían reducirse a 30-40 minutos mucho más eficientes con las herramientas adecuadas. Los entornos de trabajo colaborativos eficaces pueden promover una mayor comunicación, compromiso y productividad de la ayuda.

Los días de espera de siete días para la próxima reunión están desapareciendo. Nuestro mundo digital se mueve a una velocidad mucho más rápida ahora. Con más espacio para colaborar en una forma de trabajo más rápida y ágil, las empresas pueden comenzar a ver rápidamente el retorno de la inversión.

Colaboración desde una perspectiva humana inclusiva, sin puntos ciegos.

Asegurarse de que toda su fuerza laboral esté en la imagen es un paso crucial para erradicar los silos de información de su organización. La investigación de la Universidad de Queens mostró que el 75% de los empleadores considera que la colaboración es crucial, pero solo el 18% recibe evaluaciones de comunicación en sus evaluaciones de desempeño. Clear Company también descubrió que las herramientas de comunicación adecuadas ayudan a retener al personal. La presencia de un sistema de comunicación efectivo disminuye la rotación de empleados en un 50%.

La economía de la experiencia no es solo para los consumidores; Todos estamos trayendo estas expectativas crecientes al lugar de trabajo también. El nuevo estándar es garantizar que todos tengan los dispositivos correctos para interactuar con equipos remotos y conectarse con potenciales socios comerciales o clientes.

Ahora necesitamos nuevas formas de trabajar para proporcionar una colaboración fluida, independientemente de dónde nos ubiquemos. Las líneas entre nuestro mundo físico y digital ya están desapareciendo.

Las empresas deben considerar explorar el mundo más allá de la visión limitada de una lente de cámara de 72° al comunicarse con el mundo. La preparación para el futuro de las salas de reuniones, hacer más con menos espacio y construir una cultura de colaboración ya está demostrando ser un cambio de juego.

Es hora de ver la imagen más grande y tomar una vista panorámica de 180° del panorama empresarial en evolución. ¿Qué significa el futuro del trabajo para usted y su negocio?

 

 

Topics: Jabra

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