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Cómo hacer que las reuniones sean más efectivas

Posted by Eriko Oropeza on 5 de septiembre de 2019, 8:30:00 CDT

Queremos pensar que las reuniones nos ayudan a resolver nuestros mayores problemas, pero ¿con qué frecuencia te han atrapado en una reunión que no sabe cuándo terminar?

Es posible que haya habido problemas en cuanto a qué está discutiendo exactamente, o las posibles soluciones se han discutido hasta el punto en que las personas están más empantanadas que inspiradas para encontrar una solución. 

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Uno de los problemas con las reuniones de hoy es que a menudo no son productivas en absoluto. Cada vez más empresarios, gerentes y empleados en general ven las reuniones como una pérdida de tiempo y dinero

El 61% de los ejecutivos declaró recientemente que al menos la mitad del tiempo que dedicaron a tomar decisiones fue ineficaz, y no hay duda de que la ineficiencia de las reuniones desempeña un papel en esa estadística. 

Aquí hay algunas cosas en que pensar antes de su próxima reunión para asegurarse de que sea efectiva.


Asegúrese de que la reunión sea necesaria


Los seres humanos son criaturas de hábitos, y puede ser fácil caer en una rutina que no necesariamente sirve a nuestros mejores intereses. Por ejemplo, una reunión periódica se incluye en la agenda y permanece allí para siempre. 

Asegúrese de evaluar si la reunión sigue siendo necesaria después de cada evento . La forma más fácil de hacer esto es tomarse el tiempo dedicado a la reunión, multiplicarlo por la cantidad de personas involucradas y ver si el tiempo total dedicado a reunirse pesa sobre los resultados específicos y los puntos de acción de esa reunión específica. 

No tenga miedo de cancelar una reunión periódica cuando realmente sienta que no está agregando ningún valor al trabajo de nadie o si el evento de esta semana no es realmente necesario.   

También es importante recordar que tener una discusión es muy diferente de tomar decisiones, y esa es la última clave para el progreso general.

Definir el propósito de la reunión.

Hay todo tipo de diferentes tipos de reuniones, para diversos fines. 

Puede haber una reunión general para discutir una nueva dirección hacia la cual la compañía está girando. También podría haber una reunión específica para discutir un incidente aislado que debe abordarse. También puede haber una reunión de "discusión general", donde se fomenta la retroalimentación. 

Los miembros de su equipo pueden tener problemas para distinguir entre los diferentes tipos de reuniones, especialmente cuando un miembro de la reunión puede descarrilar una discusión o conversación específica, y se cruzan las líneas sobre qué se está hablando exactamente. 

Existe una gran ventaja en que los empleados comprendan de antemano si están destinados a compartir, discutir o decidir sobre cuestiones específicas.

El siguiente gráfico hace una clara distinción entre los diferentes tipos de reuniones y sus propósitos:

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Asegúrese de que todos entiendan su papel

Es difícil entender cómo una reunión puede ser realmente productiva si los miembros involucrados no entienden completamente qué papel deberían estar jugando. ¿Quién es responsable de tomar las grandes decisiones? ¿Quién está en la reunión para recomendar o intentar persuadir a los tomadores de decisiones para que vayan en otra dirección? Estas distinciones deben hacerse. 

Esto se puede hacer de manera eficiente utilizando el modelo DARE , que significa tomadores de decisiones (D), asesores (A), recomendadores (R) y socios de ejecución (E). 

Por ejemplo, los tomadores de decisiones tienen la autoridad y la responsabilidad de tomar decisiones que deciden sobre el futuro de la organización y deben llegar a un consenso entre ellos.

Los asesores deberían explicar cómo una elección podría dar forma a otro aspecto de la organización. Por ejemplo, un asesor podría señalar cómo una decisión configura la ganancia / pérdida de la organización. Si bien se escucha su voz, no tienen ninguna autoridad real cuando se trata de votar una decisión. 

Un recomendante no tiene voto, pero podría profundizar en las consecuencias diarias de una decisión específica. Pueden proporcionar análisis, explorar alternativas o proporcionar otra información valiosa sobre una determinada decisión. Si bien los recomendadores son extremadamente valiosos, es importante recordar que demasiados recomendadores en una reunión en particular pueden descarrilarlo y volverlo ineficaz. 

Los ejecutores son los que ejecutan la decisión real y quienes necesitan información sobre cómo tomar la decisión. Pueden hacer preguntas sobre la implementación práctica o requerir claridad antes de que la decisión se tome realmente para que pueda hacerse logísticamente.

Discuta temas importantes primero

Otro aspecto de una reunión que no se puede enfatizar lo suficiente es el hecho de que los temas más importantes deben discutirse lo antes posible. Es por eso que la primera parte de su reunión debe estar dedicada a los problemas y situaciones más importantes. 

Permite que su organización sea más ágil y adaptable resolviendo primero los problemas más importantes y permitiendo a los empleados abordar la situación en términos de prioridad. Este enfoque ayuda a fundamentar toda la reunión, y ayuda a todos los asistentes a comprender qué problemas deben abordarse lo antes posible.


Asegúrese de mantenerse en el camino (y a tiempo)

Antes de su próxima reunión, enumere todos los elementos de la agenda de su reunión y asigne un intervalo de tiempo a cada elemento. De esta manera, es más fácil planear el tiempo que necesita para su reunión para cumplir con todos sus objetivos. 

También podría ser una buena idea pedirle a alguien que haga un seguimiento del tiempo. Si la reunión está programada para una hora, el temporizador puede alertar cuando solo faltan 5 o 10 minutos. Si todavía hay algunos problemas que deben abordarse, debe programar una nueva reunión en lugar de ejecutar horas extras, para que los empleados también puedan cumplir con sus otras obligaciones.

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Comience a pararse durante su reunión

Estudios recientes muestran que las reuniones permanentes suelen ser más cortas y más precisas, y que las reuniones más largas no siempre conducen a debates de mejor calidad. 

Además de eso, también fomentan una participación mucho más activa y el intercambio de ideas, así como un mayor estado de alerta. 

Mientras están de pie, las personas sienten un propósito compartido para hacer las cosas y no se distraerán tanto como se sientan en las reuniones. ¡Así que la próxima vez que organice una reunión, intente poner a todos de pie!

Resumir la reunión. 

También es importante resumir la reunión después de que termine, ya que puede ser fácil olvidar partes anteriores de la reunión. El resumen debe contener un registro de lo que se logra y quién es responsable de qué, incluida una lista de acciones que las personas han acordado realizar, y debe enviarse a todos los participantes y partes interesadas dentro de las 24 horas posteriores a la reunión.


La conclusión es que las reuniones pueden ser difíciles, estresantes y frustrantes, pero ya no tienen que ser ineficaces. En i3-Technologies, nos enorgullece ofrecer herramientas interactivas fáciles de usar para ayudar a garantizar que su reunión sea exitosa, sin importar las metas u objetivos. 

 

Topics: i3 Technologies

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